Di tengah pandemi ini, banyak kegiatan yang biasanya kita lakukan harus diubah. Berbagai rancangan acara yang sudah tersusun harus dibatalkan agar mencegah penularan virus Covid 19. Karena hal tersebut, penggunaan platform video conference meningkat begitu signifikan, dan merupakan alternatif paling populer digunakan oleh masyarakat. Selain digunakan untuk pekerjaan, kegiatan belajar mengajar, atau ibadah, platform video conference juga dimanfaatkan untuk keperluan acara, seperti seminar dan workshop online, baik yang digelar dengan peserta yang hanya mendaftar atau digelar untuk kalangan umum, yang bisa disebut sebagai webinar.
Mungkin masih ada beberapa orang yang bingung bagaimana menggelar webinar, agar acara tersebut tetap berlangsung secara lancar seperti menggelar acara tatap muka. Maka dari itu, agar webinar yang anda gelar berjalan secara efisien, berikut beberapa hal yang bisa membantu anda mempersiapkan webinar anda.
- Siapkan rundown acara dan script yang jelas
Buatlah rundown acara yang jelas, dari acara satu ke acara berikutnya. Susunan acara yang jelas akan membantu anda untuk tepat waktu dan menyampaikan segala materi acara dengan baik. Buat juga script agar dapat membimbing dan mempermudah pembawa acara webinar. Lebih baik melakukan persiapan jauh sebelum hari H agar segala perubahan dapat diantisipasi.
- Mute Microphone Partisipan
Ada beberapa perbedaan saat menggelar acara secara online dan offline. Suara dari partisipan acara online akan lebih mengganggu karena pembicara dan partisipan sama-sama menggunakan microphone dari gadget masing-masing. Maka dari itu, microphone partisipan sebaiknya di mute dari awal mereka bergabung dalam ruang sesi acara agar tidak mengganggu jalanya acara.
- Persiapkan Alur Tanya Jawab
Anda harus mempersiapkan alur tanya jawab yang jelas dan menjelaskanya kepada peserta acara, karena microphone mereka sudah dinonaktifkan dari awal mereka masuk ruang sesi acara. Anda dapat menggunakan fitur raise hands untuk menandakan peserta yang mau bertanya jawab, atau menggunakan fitur chat untuk menampung pertanyaan-pertanyaan dari peserta.
- Lakukan Trial dan Error
Sebelum dilakukan dengan peserta acara, sebaiknya anda melakukan latihan webinar dengan tim anda terlebih dahulu, agar dapat memastikan segala hal yang ada di rundown dapat dilaksanakan secara efektif, dan dapat mengantisipasi segala perubahan yang ada.
- Pilih platform video conference terbaik
Yang paling terpenting dari semuanya, pastikan anda menggunakan platform video conference terbaik untuk mempermudah anda dan tim dalam menggelar webinar dengan peserta lainya. .
Vikon.id dapat menjadi pilihan tepat anda dalam melakukan webinar dengan mudah dan tetap menjaga komunikasi yang baik dengan peserta webinar anda. Dengan fitur-fitur dan promo yang menarik, anda dapat mengakses Vikon.id tanpa harus mengunduh aplikasi, dan dapat digunakan di perangkat mana saja dan kapan saja dengan kuota yang lebih hemat hingga 75%.
Leave a Reply